先に結論
増え続けるSaaS契約を整理する方法を解説。契約・利用状況の棚卸し、解約・統合の判断基準、コストの見える化、定期的な見直しの仕組みを整理します。
SaaSは便利ですが、気づくと契約だけが増えて「使っていないのに払い続けている」状態になります。定期的な棚卸しで、使っているもの・重複しているもの・解約すべきものを整理します。
この記事でわかること:
- SaaS棚卸しの方法
- 解約・統合の判断基準
- コストの見える化
- 定期見直しの仕組み
想定読者: SaaSの契約が増えて管理しきれていない企業。
棚卸しの方法
- 全部書き出す：ツール名・月額・契約者・用途・利用者数
- 利用状況を確認：実際に使われているか・誰が使っているか
- 重複を探す：同じ用途のツールが複数ないか
- 費用を集計：月額・年額の合計を見える化
解約・統合の判断基準
- 使われていない：3か月以上使われていないものは解約候補
- 重複：同じ機能のツールが複数あるなら一本化
- 代替可能：既存ツールで賄えるなら専用ツールを解約
- プランの見直し：使っていても上位プランが過剰なら下げる
コストの見える化
- ツールごとの月額・年額を一覧化
- 部署・用途別に集計
- 「使っていないのに払っている」金額を算出
定期見直しの仕組み
- 半年または年1回、棚卸しを定期化
- 新規契約の前に「既存で賄えないか」を確認するルール
- 担当者・契約者を明確にして「誰の契約か分からない」を防ぐ
よくある質問
Q1: 無料ツールも整理すべきですか？
無料でも情報が散らばる原因になります。使っていない無料ツールも整理対象です。
Q2: 解約するとデータはどうなりますか？
ツールによります。解約前に必要なデータのエクスポート・移行を確認します。
Q3: 現場が使っているツールを止められますか？
使っている人と相談し、代替手段を用意してから移行します。一方的な解約は現場の混乱を招きます。
Q4: どのくらい削減できますか？
企業によりますが、「使っていない有料契約」が見つかるケースは多いです。まず棚卸しで現状を把握します。
関連記事
KAKUKATAからのお知らせ
SaaS契約の棚卸しから、統合・見直しの判断まで一緒に進められます。